Kriisien uhkaa ei enää kiellä kukaan – onko yrityksenne nyt varautunut?
Yrityksen toiminnan voi keskeyttää ja vaarantaa niin luonnonilmiö, ilkivalta, onnettomuus, politiikka kuin normaali kysynnän vaihtelu. Eri skenaarioihin on viisasta varautua ja varmistaa, että riskien lisäksi yritys hallitsee myös tilanteet, joissa ovipumppu laulaa.
Yksikään viime vuosien kriisiputkesta selvinnyt yritys tuskin enää pitää päätä pensaassa. Kysymys on pikemminkin, miten tunnistaa yrityksen haavoittuvimmat kohdat ja mitä niille on tehtävissä? Sen tietää toimitusjohtaja Petri Lonka, jonka yritys Jatkuvuuskonsultointi Oy tekee organisaatioiden varautumiseen, valmiuteen ja jatkuvuuteen liittyvää konsultointia, suunnitelmia sekä kriisinjohtamisharjoituksia. Longalla on nyt takanaan kymmenen vuotta yrittäjän elämää, mitä edelsi pitkä ura teollisuusyrityksissä.
Longan asiantuntijatiimin menetelmä uhkien ja epäjatkuvuuskohtien tunnistamiseksi on yksinkertainen: se lähtee yrityksen tuotannontekijöiden tunnistamisesta. Esimerkiksi kuljetusyrityksen tuotannontekijöitä ovat sen kuljettajat, ajoneuvot ja niiden kunnossapito, tarvikkeet jne.
“Keskeiset tuotannontekijät laitetaan riviin ja sitten katsotaan yksi kerrallaan, mitä sellaista voisi tapahtua, että ne eivät olisi enää käytettävissä. Työntekijät voivat sairastua, loukkaantua, eläköityä, vaihtaa työpaikkaa ja jopa menehtyä. Ajoneuvo vanhenee ja kuluu, se voi törmätä puuhun, olla kolarissa tai saada teknisen vian. Arvioimme, minkälaisen uhan kukin riski aiheuttaa, kuinka todennäköistä riskien realisoituminen on ja onko niille jotakin tehtävissä”, Lonka kertoo.
Jatkuvuudenhallinta ulottuu suurvaltapolitiikasta normaalin vaihtelun heilahteluihin
Kuten on nähty, yritykset joutuvat kohtaamaan myös monia politiikkaan, globaaleihin kriiseihin ja luonnonilmiöihin liittyviä haasteita. Vaikka yksittäinen yritys ei voi suurvaltapolitiikan käänteisiin juuri vaikuttaa, seurauksia voi jossain määrin pienentää. Esimerkiksi Suomenlahdella rikkoutuneen datakaapelin katkeaminen ei vaikuttanut teleyhteyksiin, koska operaattorilla oli useita kaapeleita.
“Vaikutukset vähenevät, kun on vaihtoehtoisia kanavia ja tapoja”, Lonka toteaa.
Nykyaikana kyberhyökkäykset ovat yksi merkittävimmistä uhista, joihin yrityksissä varaudutaan. Kun kaikki varastotiedot, tilaukset, jakelureitit, henkilötiedot, rahat ja palkat ovat erilaisissa tietojärjestelmissä, niiden tuhoutumisesta seuraisi mille tahansa yritykselle katastrofi. Enää ei tuudittauduta uskoon Suomesta lintukotona, joka olisi vailla ilkivaltaa ja urkintaa tekeviä tahoja. Voimalaitoksen tai tehtaan ympärillä kuljeskelevat tuntemattomat ihmiset ja oudot autot joutuvat seurantaan.
Jatkuvuussuunnittelu ei kuitenkaan ole pelkkää riskianalyysiä. Jatkuvuudenhallinta kattaa myös esimerkiksi vuoden kierrossa tapahtuvat kysynnän vaihtelut. Lonka antaa esimerkin:
“Jos omasta marketista loppuu juhannuksena tavara, kun asiakkaat ostavat makkaraa ja virvokkeita viisinkertaisen määrän, asiakkaat vaihtavat kauppaa. Silloin ei ole kyse riskin realisoitumisesta vaan normaalista vaihtelusta ja siitä, kuinka tätä heiluntaa pidetään omissa käsissä.”
Pk-yritykset ovat paljon vartijoina
Uhkiin ja vaihteluun varautumiseksi on olemassa nippu keinoja, kuten varastojen ylläpito tai sopimukset keikkatyöntekijöistä sekä vaihtoehtoisista tavarantoimittajista. Häiriötilanteita voidaan myös harjoitella. Lonka kertoo, miten simulaatioissa Jatkuvuuskonsultoinnin asiantuntijat testaavat asiakasyrityksen haavoittuvimmat kohdat ja seuraavat, miten ihmiset toimivat:
“Harjoituksen avulla voidaan testata jatkuvuussuunnitelmaa, sisältääkö se kaiken oleellisen, ovatko ihmiset sisäistäneet sen ja osaavatko he toimia ohjeiden mukaan ja soveltaa niitä. Harjoituksessa tapahtuva virhe on parasta oppimista.”
Jatkuvuuden- ja riskienhallinta koskee kaikenkokoisia yrityksiä. Longan tiimi on tehnyt jatkuvuussuunnitelmia niin seitsemän hengen sähköasennusfirmalle kuin 70 000 hengen globaalille konsernille.
“Yhteistä kaikille on, että kukaan ei pärjää yksin. Kaikilla on alihankkijoita ja yhteistyökumppaneita. Monissa tapauksissa olemme sopineet tapaamisen myös asiakasyrityksemme muutaman tärkeimmän alihankkijan kanssa ja käyneet varautumisen toimet läpi myös heidän kanssaan”, Lonka kertoo.
Se, mitä sopimuksissa lukee, ei Longan kokemuksen mukaan valitettavasti aina vastaa todellisuutta:
“Sopimuksessa saatetaan sanoa, että alihankkijalla on oltava viikon tarvikkeet varastossa. Kun käymme katsomassa, saldoa onkin kottikärryllisen verran.”
Lonka toteaa, että länsimaisessa verkostoituneessa systeemissä pk-yrityksillä on huipputärkeä rooli: ne luovat perustan sille, että isommat yritykset voivat hoitaa tonttinsa.