Tulevaisuuden toimitilat – millaisiksi toimistot muotoutuvat koronan jälkeisessä ajassa?

Koronapandemia on antanut toimitilamarkkinoilla vauhtia muutoksille, joiden ensimmäiset merkit olivat nähtävissä jo aiemmin. Toimistoista on muotoutumassa ennen kaikkea paikkoja, joissa ihmiset haluavat kohdata toisensa ja viihtyä. Niinpä sisustusbudjetit ovat venyneet, yhteisöllisten tilojen osuus on kasvussa ja etäkokoustilat ovat tulleet jäädäkseen. Eipä ole ihmeellistä enää sekään, että edustusneukkari jaetaan naapurifirmojen kanssa.

Suomen johtaviin toimitilakiinteistöjen toteuttajiin lukeutuva SRV luotaa tulevaisuuden toimitilatarpeita ja trendejä. Toimitilavuokrauksen Account Director Jenita Kokkoniemen mukaan pandemia ja sitä seurannut etätyön aalto ajoi kaikki yritykset samojen kysymysten äärelle.

– Etä- ja hybridityöskentelystä tuli hetkessä normaalia arkea suurelle osalla toimistotyöntekijöistä. Tämä on korostanut yritysten toimitilastrategian, tai sen puuttumisen, merkitystä. Yritysten on yhä tarkemmin mietittävä millaiset tilat tukevat niiden liiketoimintaa, arvoja ja kulttuuria sekä houkuttelevat työntekijöitä. Useat tilat vaativatkin päivitystä vastatakseen post-korona-aikaan ja muuttuneisiin tarpeisiin.

Yhteisöllisten tilojen arvostus kasvanut

Kokkoniemen mukaan pandemia on etätyön myötä lisännyt liikehdintää työpisteiden vähentämiseen, mutta samalla yhteisöllisten tilojen osuus/koko on kasvanut. Samalla yritykset toivovat entistä enemmän muuntojoustavuutta, joustavia vuokrasopimuksia ja mahdollisuutta laajentaa tai supistaa tiloja tarpeen mukaan. Kokkoniemen havaintojen perusteella suurin muutos on kuitenkin tapahtunut toiveissa tilojen sisällä.

– Yritykset panostavat nyt viihtyisään ja toimivaan työmpäristöön. Yleiset tilat ja toiminnallisuudet ovat nousseet työpisteitä korkeammalle tärkeysjärjestyksessä. Jatkossa toimistoille tullaan ennen kaikkea tapaamaan kollegoita ja työskentelemään yhdessä.

Neliöitä tarvitaan ehkä jatkossa vähemmän, mutta ne valjastetaan entistä tehokkaampaan ja viihtyisämpään käyttöön. Varattavat yhteiskäyttötilat olivat nousussa jo ennen pandemiaa, mutta nyt niiden suosio on entisestään kasvanut ja vähentänyt suurten omien edustustilojen tarvetta. Trendiin istuu myös sen, että sisustusarkkitehdeiltä kysellään tällä hetkellä paljon etäkokoustiloja, eli 1–2 hengen palavereihin sopivia muutaman neliön pientiloja.

Mitä uusista toimitiloista haaveilevan yrityksen kannattaa ottaa nyt huomioon?

Niille yrityksille, jotka pohtivat nyt kiivaasti työn tekemisen tapoja ja tilatarvetta tulevaisuudessa, Kokkoniemi antaa ohjeeksi nostaa katse mahdollisimman pitkälle tulevaisuuteen.

– Henkilöstön toiveita ja tarpeita kannattaa kuunnella nyt herkällä korvalla. Yritykset voivat itse tai esimerkiksi suunnittelijan avulla pohtia, miten tilojen käyttö on mahdollista optimoida koko käytön ajalta, ja millaisilla keinoilla tiloja voidaan muuntaa tarpeiden muuttuessa.

Kokkoniemen mukaan modernit toimitilat mahdollistavat toivelistalla korkealle nousseen joustavuuden.

– Nykyaikaisten toimistojen suunnittelun lähtökohta on pohjaratkaisu, joka mahdollistaa muunneltavat tilat niin yhteisöllisyyteen kuin hiljaiseen työntekoon. Uusissa tiloissa myös talotekniikka on mitoitettu vastaamaan viihtyisiä sisäolosuhteita. Mikä onkaan houkuttelevampi kuin hyvin ilmastoitu toimisto kesähelteillä?

SRV valitsi hybridistrategian

SRV, kuten moni muukin yritys, valmistautuu koronan jälkeiseen aikaan ja toimistolle paluuseen. Henkilöstöltä on kysytty mietteitä siitä, millainen työskentelytapa ja toimistoympäristö jatkossa palvelisi heidän toiveitaan ja tarpeitaan. Henkilökunnan toiveiden pohjalta on työstetty hybridipolitiikkaa, jolloin voi joustavasti yhdistää etä- ja läsnätyötä sekä samalla suunnitellaan uusia tilajärjestelyjä.

– Työmailla on monia tehtäviä, jotka pitää hoitaa paikan päällä, mutta työtehtävien mahdollistaessa voi kukin yhdistää etä- ja läsnätyötä. Yhteisöllisyytta tullaan tukemaan uusilla järjestelyillä ja pienille palavereille järjestetään paremmat puitteet.

Korona ei katkaissut vastuullisten toimitilojen nostetta

Vastuulliset toimitilat ja kestävät ratkaisut tulevat SRV:n mukaan koko ajan entistä tärkeämmiksi niin yrityksille kuin työntekijöille. Kyse on siitä, mikä on nyt tehtyjen valintojen vaikutus nyt ja tulevaisuudessa. Kokkoniemen mukaan kehitykselle antavat boostia työmarkkinoille siirtyvät millenniaalit, joiden omissa elämänvalinnoissa vastuullisuus on yksi tärkeimmistä ajureista.

1. Toimitilojen vastuullisuus lähtee sijainnista. Hyvä sijainti on sellainen, jonne on helppo saapua raideverkostoa hyödyntäen, jossa on turvalliset kulkureitit kevyelle liikenteelle sekä yrityksestä riippuen helppo saavutettavuus autolla. Nykyisin tarvitaan usein myös sähkölatauspisteet autoille tai pyörille. Lisäksi alueen palvelut ja esim. viheralueet lisäävät viihtyisyyttä.

2. Vastuullinen toimitila hyödyntää mahdollisimman paljon uusiutuvaa energiaa ja esimerkiksi SRV:n toimitilakohde Pressi Smart Premises Vantaalla käyttää maalämpöä ja aurinkoenergiaa. Lisäksi energiaa voidaan siirtää rakennusten välillä.

3. Talotekniikka on nykyajan kiinteistöissä tärkeässä roolissa viihtyisän ja terveellisen työympäristön mahdollistajana. Viihtyisässä tilassa sisäolosuhteet ovat hyvät niin ilman laadun, tilojen lämmityksen ja viilennyksen kuin turvallisten materiaalien osalta. Uusissa toimitiloissa tai perusteellisesti kunnostetuissa vanhoissa kiinteistöissä talotekniikka on usein riittävällä tasolla.