Työyhteisön hankaliin tilanteisiin on muitakin lääkkeitä kuin esihenkilön kutsuminen
Kollegojen välillä syntyy erimielisyyksiä. Muristaan ja tuhistaan, ehkä ärähdetäänkin. Tilanne pitkittyy ja yhteistyö vaikeutuu. Lopulta kuppi menee nurin, ja esihenkilöä pyydetään selvittämään tilanne. Tuttu kuvio monilla työpaikoilla, mutta nykyaikainen käsitys yhteistyöstä ja johtamisesta haastaa työyhteisöjä murtamaan tämän kaavan.
Helmikuussa kirjoitimme työtoveruudesta ja työyhteisötaidoista, ja tällä kertaa käsittelemme esihenkilöiden kohtaamia vaikeita tilanteita. Asiantuntijoina toimivat jälleen Terhi Vesterinen (KTM, Certified Business Coach Master®) ja Marianne Hemminki (KM, FM, Certified Business Coach Master®), molemmat kokeneita yrittäjiä, johtamisen valmentajia ja työyhteisöjen kehittäjiä sekä Taitava Liideri® -yhteisön perustajia.
Luottamuksen ilmapiirissä on tilaa mielipiteille ja erilaisuudelle
Millä tavalla Hemminki ja Vesterinen sitten kehottavat käsittelemään työyhteisön hankaluksia jos ei esihenkilön avulla? Molemmat peräänkuuluttavat työyhteisötaitojen kehittämistä. Sen sijaan, että esihenkilö valjastetaan selvittämään ristiriitoja, valmennetaan koko työyhteisöä rakentamaan luottamuksellista ilmapiiriä, jossa ymmärrys toinen toisesta lisääntyy ja hyvä keskusteluyhteys voi syntyä suoraan kollegojen kesken.
– Asiat voi ottaa puheeksi itse sen sijaan, että kierrättää ne esihenkilön kautta. Tätä tarkoitetaan, kun puhutaan jaetusta johtajuudesta: lähden ensin itse ratkomaan ongelmaani, Marianne Hemminki kertoo.
Vesterinen toteaa, että tällä hetkellä yksi ajankohtainen johtamista haastava tekijä on työyhteisöjen monimuotoisuus. Laki velvoittaa yhdenvertaiseen kohteluun, ja tätä on osattava toteuttaa myös käytännössä. Parhaimmillaan diversiteetti on valtava rikkaus työyhteisössä. Luottamuksen rakentaminen vaatii hyvää vuorovaikutusta ja ymmärrystä ihmisten erilaisuudesta
Keskustelut kahvikoneen ääressä ovat arvokkaita
Jotta kollegan käyttäytymistä erilaisissa tilanteissa ymmärtää ja häneen voi luottaa, hänet täytyy oppia tuntemaan työkaveriroolin lisäksi persoonana. Kiireisessä työarjessa satunnaisille tapaamisille ja vapaamuotoiselle jutustelulle ei tahdo jäädä aikaa, jolloin työkavereihin ei tule tutustuttua kunnolla. Etätyö on vähentänyt sattumanvaraisia kohtaamisia entisestään.
– Luottamuksen perusta on se, että työkaverin tuntee myös ihmisenä. Silloin hänet on helpompi kohdata myös vaikeissa tilanteissa.
Luonnollisille kohtaamisille voi järjestää aikaa esimerkiksi luomalla palaverikäytäntöjä, joissa ihmisillä on mahdollisuus vaihtaa kuulumisia ja tuulettaa tunteitaan. Silloin vuorovaikutuksen kynnys madaltuu, kun ei vain kiiruhdeta Teams-palaverista toiseen.
– Olemme Suomessa melko faktakeskeisiä ja haluamme mennä nopeasti asiaan. Tarvitsemme kuitenkin aikaa myös ihmissuhteiden rakentamiseen. Kahvikonekeskustelut kunniaan, Hemminki rohkaisee.
Terhi Vesterinen muistuttaa, että oppiminen tapahtuu vuorovaikutuksessa, ja siihen tarvitaan myös epävirallisia kohtaamisia. Tällöin on mahdollista saada yksilöiden ja tiimin potentiaali vahvemmin esille.
Vaikeassa paikassa itsetuntemus ja empatia auttavat
Kaikkia vaikeita tilanteita ei kuitenkaan voi välttää, vaikka työyhteisötaidot olisi trimmattu huippuunsa. Esihenkilö voi joutua irtisanomaan työntekijän, puuttumaan epäasialliseen käytökseen tai huomauttamaan työtehtävien laiminlyönnistä.
Varhaisen tuen malliiin sisältyy työkaluja, joiden avulla opitaan käsittelemään vaikeita asioita. Malli onkin käytössä monella työpaikalla. Esihenkilönkään ei tarvitse pärjätä hankalissa tilanteissa yksin, vaan hän voi pyytää apua henkilöstöhallinnolta tai työterveydestä. Vesterinen muistuttaa, että myös omasta hyvinvoinnista huolehtiminen ja itsensä tunteminen on tärkeää.
– On tärkeää uskaltaa ottaa asiat puheeksi ajoissa. Kun herkällä korvalla havainnoi omaa tiimiä, heidän energiatilaasa ja vointia, voi ottaa asioita keskusteluun nopeasti.
Hemminki vinkkaa, että toisen käytökseen voi olla helpompaa ja tuloksellisempaa puuttua kysymyksen avulla. Työkaverilta voi kysyä esimerkiksi, miten tietynlainen toiminta hänen mielestään vie työyhteisöä eteenpäin tai miten ulkopuolinen voisi tulkita hänen käytöstään.
– Kysymyksellä voi saada toisen havahtumaan siihen, mitä oma käytös aiheuttaa muille. Kun ihminen itse oivaltaa tämän, muutos on todennäköisempi.
Irtisanomistilanteet puolestaan vaativat ennen kaikkea empatiataitoja. Kaikkea ei tarvitse hyväksyä, mutta haastavassa tilanteessa voi yrittää ymmärtää toisen kokemusta.
– Ilman empatiataitoja irtisanomiset ovat todella kylmiä tilaisuuksia, Hemminki toteaa.
Vaikeiden tilanteiden käsittely kuuluu esihenkilön työhön, eikä ole olemassa yhtä viisasten kiveä, jonka avulla niistä kaikista voisi selvitä. Vesterinen pitää oleellisena kykyä lukea tilannetta ja olla läsnä. Joskus ikäviäkin päätöksiä joutuu tekemään, ja rakentavaa palautetta tarvitaan. Jos esihenkilö ei ota johtajuutta, sen ottaa joku muu.
Yhden avaintekijän Hemminki ja Vesterinen kuitenkin nostavat esiin esihenkilölle, joka toivoo, että tiimiläiset itseohjautuvasti keskustelevat keskenään ja ratkaisevat omia ongelmiaan: luovu turhista hierarkioista, laita oma ego sivuun ja tule ihmisten lähelle. Liian hierarkisessa työyhteisössä ihmiset eivät välttämättä uskalla puhua, vuorovaikutus hidastuu ja ongelmat kehittyvät liian pitkälle.
– Taitava liideri ei anna oman egon kukkoilla. Sehän on mahtavaa, jos porukasta voi kasvaa pätevämpiä ammattilaisia, kuin mitä itse on, Vesterinen sanoo.